TEKNIK MINUTASI BERKAS PERKARA

Oleh

Dr. H. Zulkarnain, S.H., M. H.

Muqaddimah.

        Minutasi merupakan bagian kegiatan dari pengarsipan berkas perkara. Salah satu ciri dari court of law adalah pelaksanaan minutasi yang baik. Minutasi merupakan akuntabilitas (pertanggungjawaban) pengadilan kepada pihak berperkara. Sebagai bentuk akuntabilitas, berkas perkara yang telah diminutasi, tidak dibenarkan dilerai, dibongkar, dan dipindah dari tempat arsip perkara. Berkas perkara aktif, yang masih berjalan (masih belum berkekuatan hukum tetap), berada di bawah kekuasaan Panitera Muda Hukum. Sedangkan berkas perkara pasif (telah berkekuatan hukum tetap), berada di ruang arsip pengadilan.

       Kegiatan minutasi adalah kegiatan yang sama pentingnya dengan persidangan. Akan tetapi pengaturan tentang minutasi sangat sedikit, tidak sebanding dengan administrasi persidangan lainnya. Di antara aturan yang mengatur tentang minutasi adalah Surat Edaran Mahkamah Agung (SEMA) Nomor 1 Tahun 1964, SEMA Nomor 4 Tahun 1998, Surat Edaran Badilag No. 1924 C/DJA/OT.01.3/VII/2018, dan Buku II. Oleh karena itu, apa yang akan disajikan ini, Sebagian besar berdasarkan pengalaman dan observasi penulis yang dipraktekkan ketika bertugas di Pengadilan Agama.

Pengertian Minutasi

         Secara bahasa minutasi memiliki arti pengaslian. Secara istilah minutasi dapat diartikan sebagai proses menjadikan berkas perkara menjadi Arsip Negara. Berkas perkara yang asli, tetap harus tersimpan di arsip kantor pengadilan yang memutus, kecuali ditentukan lain (karena dalam proses upaya hukum). Pengaslian bermakna, bahwa dokumen yang terdapat di dalam berkas perkara adalah asli diperoleh dalam persidangan. Asli tidak bermakna sebagai lawan dari palsu, karena bisa saja dokumen palsu tersebut ada dalam berkas perkara. Kendati disebut pengaslian, tidaklah dimaksudkan sebagai dukumen legal. Legal atau tidaknya sebuah dokumen berkas perkara tergantung pada penilaian Hakim/Majelis Hakim. Penilaian seperti itu, umumnya akan dipertimbangkan dalam pertimbangan hukum putusan. Berkas perkara yang telah diminutasi berfungsi sebagai akta, karena dibuat oleh pejabat yang berwenang dan menurut aturan yang berlaku. Karena kedudukannnya sebagai akta, maka apa yang terdapat di dalam berkas perkara merupakan bukti adanya persidangan.

Dalam pengertian sempit, minutasi bermakna pemberkasan. Sedangkan dalam pengertian luas, juga mencakup penyampulan, penjahitan dan penyegelan. Dokumen berkas perkara tersebut, dapat saja merupakan produk dan berasal dari pengadilan (seperti Penetapan Majelis Hakim (PMH), Penetapan Hari Sidang (PHS), relaas panggilan dan pemberitahuan, Berita Acara Sidang, Penetapan Sita, Penetapan Descente, Putusan, dan lain-lain), dan yang berasal dari para pihak (seperti Surat Kuasa, Surat Gugat, Jawaban, Replik, Duplik, Bukti Tertulis, Kesimpulan, dan lain-lain).

       Minutasi berkenaan dengan kegiatan administrasi yudisial, dan merupakan kegiatan akhir dari administrasi persidangan.  Sebagaimana dimaklumi, bahwa seluruh kegiatan persidangan (teknis yustisial) harus diadministrasikan dengan baik, sehingga menjadi dokumen resmi pengadilan yang memiliki daya tahan relatif lama. Kegiatan persidangan berawal dari adanya surat gugat atau permohonan yang diajukan ke pengadilan, dan berakhir dengan keluarnya putusan/penetapan. Keseluruhan kegiatan administrasi tersebut terhimpun menjadi “berkas perkara”. Berkas perkara akan menjadi rujukan dalam pelaksanaan eksekusi putusan, bila dalam putusan terdapat ketidakjelasan. Berkas perkara menjadi bahan sumber koreksi bagi pengadilan tingkat banding dan kasasi maupun Peninjauan Kembali.

      Setiap perkara memiliki satu berkas perkara. Berkas perkara di pengadilan tingkat pertama di sebut Bundel A, sedangkan berkas perkara untuk upaya hukum disebut Bundel B. Bundel A dan Bundel B dikirim ke pengadilan tingkat banding, Kasasi dan Peninjauan Kembali. Menurut Buku II, Bundel A terdiri dari : (1). Surat Gugatan/permohonan, (2). Penetapan Majelis/Hakim, (3). Penetapan Hari Sidang, (4). Relas-relas panggilan, (5). Berita Acara Sidang (Jawaban/replik/duplik pihak-pihak, dimasukkan dalam kesatuan BAS), (6). Surat Kuasa dari kedua belah pihak (bila ada), (7). Penetapan sita (bila ada), (8). Berita Acara Sita (bila ada). (9). Lampiran-lampiran surat yang diajukan kedua belah pihak (bila ada), (10). Surat-surat bukti Penggugat (bila ada), (11). Surat-surat bukti Tergugat (bila ada), (12). Tanggapan bukti-bukti Tergugat dari Penggugat (bila ada), (13). Tanggapan bukti-bukti Penggugat dari Tergugat (bila ada). (14). Gambar situasi (bila ada), (15), Surat-surat lain (yang berhubungan dengan perkara/pen).

Bundel B yang berkaitan dengan permohonan banding yang pada akhirnya akan menjadi arsip Pengadilan Tinggi adalah himpunan surat-surat perkara yang diawali dengan permohonan pernyataan banding serta semua kegiatan berkenaan dengan adananya permohonan banding, yang terdiri dari : (1). Salinan putusan pengadilan tingkat pertama, (2). Akta Banding, (3). Akta pemberitahuan banding, (4). Pemberitahuan penyerahan memori banding, (5). Pemberitahuan penyerahan kontra memori banding, (6). Pemberitahuan memberi kesempatan pihak-pihak untuk melihat, membaca, dan memeriksa berkas (inzage), (7). Surat Kuasa Khusus (bila ada), (8). Tanda bukti pengiriman biaya perkara banding.

Bundel B yang berkaitan dengan permhonan kasasi yang pada akhirnya akan menjadi arsip berkas perkara Mahkamah Agung, adalah himpunan surat-surat perkara yang diawali dengan permohonan pernyataan kasasi serta semua kegiatan berkenaan dengan adanya permohonan kasasi, yang terdiri dari : (1). Relaas-relaas pemberitahuan amar putusan banding kepada kedua belah pihak. (2). Akta permohonan kasasi, (3). Surat Kuasa Khusus dari Pemohon Kasasi (bila ada), (4). Relaas pemberitahuan akta permohonan kasasi kepada pihak lawan, (5). Memori Kasasi, (6). Tanda Terima Memori Kasasi, (7). Surat Keterangan Panitera apabila Pemohon Kasasi tidak menyerahkan memori kasasi, (8). Relaas pemberitahuan Memori Kasasi kepada phak lawan, (9). Kontra Memori Kasasi (bila ada), (10). Relaas pemberitahuan Kontra Memori Kasasi kepada pihak lawan, (11). Relaas pemberitahuan kepada pihak-pihak untuk melihat, membaca dan memeriksa berkas perkara (inzage), (12). Salinan pututan tingkat pertama, (13). Salinan putusan pengadilan tingkat banding, (14). Tanda bukti pengiriman biaya kasasi melalui Bank/Kantor Pos, (15) Surat-surat lain (bilak ada).

       Bundel B yang berkaitan dengan permohonan Peninjauan Kembali yang pada akhirnya akan menjadi asrip berkas perkara pada Mahkamah Agung adalah merupakan himpunan surat-surat  perkara yang diawali dengan permohonan pernyataan Peninjauan Kembali serta semua kegiatan berkenaan dengan adanya permohonan pernyataan Peninjauan Kembali yang terdiri dari : (1). Relass pemberitahuan amar putusan kasasi kepada Pemohon Peninjauan Kembali (apabila peninjauan kemlai diajukan terhadap putusan kasasi) atau relaas permberitahuan amar putusan banding (apabila permohonan Peninjauan Kembali atas putusan pengadilan tinggi), (2). Akta permohonan peninjauan Kembali, (3). Surat permohonan  Peninjauan Kembali dilampiri dengan surat bukti, (4). Tanda Terima permohonan   Peninjauan Kembali, (5). Surat Kuasa Khusus (bila ada), (6). Surat pemberitahuan penyerahan Peninjauan Kembali kepada pihak lawan, (6). Surat pemberitahuan dan penyerahan salinan permohonan Peninjauan Kembali kepada pihak lawan, (7). Jawaban surat Permohonan Kembali. (8). Jawaban surat permohonan Peninjauan Kembali, (9). Salinan putusan Pengadilan Tingkat pertama, (10). Salinan putusan pengadilan tinggi, (11). Salinan putusan Kasasi, (12). Tanda bukti pengiriman biaya Permohonan Kembali (13). Surat-surat lain (bila ada).

Penanggung Jawab dan Pelaksana serta kegiatan minutasi

        Penanggung Jawab minutasi adalah Hakim Ketua (Ketua Majelis). Sebagai bentuk pertanggung jawabannya, Hakim Ketua (Ketua Majelis) menandatangani atau memberi paraf pada sampul berkas perkara. Sejalan dengan itu, juga memberi tanggal minutasi. Paraf dan tanggal minutasi tersebut terdapat pada pojok atas kanan dari sampul berkas. Dalam hal, Hakim Ketua (Ketua Majelis) berhalangan dan tidak dapat melaksanakan tugasnya, maka Hakim Anggota yang senior bertindak sebagai penanggung jawab. Jika persidangan dilaksanakan dengan Hakim Tunggal, maka penanggung jawab adalah Hakim tersebut.

      Sebagai pelaksana minutasi adalah Panitera atau Panitera Pengganti yang membantu majelis atau hakim dalam persidangan. Pelaksana melakukan kegiatan minutasi berupa : (1). Menghimpun berkas perkara. Dalam menghimpun berkas perkara, harus diperhatikan agar dukumen yang harus ikut menjadi menjadi berkas perkara tercecer, tidak ikut dimunutasi. Di atas telah diuraikan, dokumen apa yang harus ada dalam berkas perkara (Bundel A dan B). Sebaiknya sebelum berkas, terdapat daftar isi berkas yang memberi informasi jenis berkas yang ada dalam berkas perkara tersebut. (2). Menyampul berkas perkara. Dalam menyampul berkas perkara, perlu disiapkan sampul yang baik dan menarik serta memiliki ciri yang dapat mengklasifikasi jenis perkara, seperti karton berwarna merah untuk jenis perkara perceraian, berwarna lain untuk jenis perkara lainnya. (3). Menjahit berkas perkara. Menjahit berkas perkara dilakukan dengan hati-hati. Terkadang karena berkas perkara terlalu tebal, jarum terlalu kecil, kegiatan menjahit berkas dapat terkendala. Mengatasi hal tersebut, fungsi jarum dapat digantikan dengan boor. (4). Menyegel berkas perkara. Setelah dijahit, tempat simpul jahit disegel (ditutup) dengan cap stempel tempel atau logo pengadilan tempel yang berfungsi sebagai segel berkas perkara, dan sebagai tanda berkas perkara telah siap untuk ditandatangi Hakim Ketua atau Hakim. Khusus terhadap minutasi digital, fungsi stempel tempel  tersebut dapat digantikan dengan “barcode”, dan (5). Menandatangankan atau memarafkan sampul berkas perkara kepada peananggungjawab. Tandatangan atau paraf tersebut dilakukan pada kanan atas sampul perkara. Menandatangankan atau memarafkan sampul berkas perkara seyogiyanya dilakukan sesegera mungkin, sesaat setelah diucapkan putusan di muka sidang, dengan tidak perlu jeda Biasanya jeda menjadi salah satu penyebab terkendalanya waktu minutasi. Tanda tangan dan paraf pada minutasi digital, dapat dilakukan dengan tandatangan dan paraf elektronik. Berkas yang telah diminutasi dimasukkan ke dalam Map perkara yang berisi informasi pihak yang berperkara dan waktu persidangan, dari awal sampai putus. Penandatanganan atau pemarafan berkas perkara merupakan kegiatan akhir dari minutasi.

     Semua biaya untuk sarana prasarana dan kegiatan minutasi berasal dari biaya proses yang diberikan pihak berperkara, atau disediakan oleh DIPA Pengadilan.

Tenggat Waktu Minutasi.

         Jika diperhatikan Buku II, tenggat waktu minutasi dibatasi sampai 14 hari. Akan tetapi, dengan kebijakan “one day minute” , minutasi dilaksanakan satu hari, pada hari yang sama dengan waktu sidang pengucapan putusan. Karena itu diperlukan teknik dan kiat yang jitu agar kebijakan tersebut dapat diindahkan. Kebijakan “one day minute”  sebenarnya untuk memenuhi asas cepat. Kecepatan dalam mengerjakan sesuatu dapat menjadi tolok ukur kemahiran dan keterampilan seseorang. Orang yang mahir dan trampil dapat melakukan sesuatu dalam waktu yang singkat. Untuk menjadi mahir dan trampil, seseorang harus berlatih agar memiliki pengalaman atau menimba pengalaman dari orang lain yang mempunyai “ jam terbang”.

         Keterlambatan minutasi akan berakibat terlambatnya pelaksanaan inzage oleh pihak yang melakukan upaya hukum banding, kasasi maupun peninjauan kembali. Inzage merupakan hak para pihak untuk membaca dan meneliti berkas perkara. Karena itu, keterlambatan minutasi dapat saja menjadi komplain dan kurangnya kepercayaan para pihak kepada pengadilan.

Minutasi perkara jinayah.

      Selain berwenang menangani perkara perdata, pengadilan Mahkamah Syari’ah di Aceh, diberi kewenangan menangani perkara jinayah. Berkas perkara jinayah juga perlu diminutasi seperti berkas perkara perdata. Yang membedakannya adalah jenis berkas perkaranya, tentu berhubungan dengan administrasi persidangan perkara jinayah. Istilah-istilah dalam perkara jinayah berbeda dengan istilah-istilah pada perkara perdata. Pada perkara Jinayah terdapat istilah surat dakwaan, surat tuntutan, barang bukti, pledoi, dan lain-lain.

Minutasi Digital.

         Selain dilakukan secara manual, minutasi juga dilakukan secara digital, dengan melakukan scan terhadap berkas perkara. Minutasi digital dilakukan terhadap persidangan elektronik dan atau dalam rangka mewujudkan asrip digital. Arsip manual tersimpan di rak almari, sedangkan arsip digital tersimpan dalam Chip dokumen digital.  

Minutasi Berkas Eksekusi.

        Sebagaimana halnya berkas perkara yang terhimpun dalam Bundel A dan Bundel C, menurut penulis, diperlukan juga melakukan minutasi terhadap berkas perkara eksekusi. Pelaksanaan minutasi terhadap berkas eksekusi dilakukan seperti minutasi pada umumnya, yakni secara kronologis, diawali dari permohonan eksekusi, relaas anmaning, Berita Acara Anmaning, dan seterusnya, sampai Berita Acara Eksekusi dan penetapan eskekusi telah dilaksanankan, atau tidak dapat dilaksanakan.

        Penanggungjawab minutasi terhadap berkas eksekusi adalah Ketua atau Wakil Ketua yang memimpin eksekusi. Sedangkan pelaksana dari minutasi adalah Panitera. Kegiatan minutasi terhadap berkas eksekusi sama halnya dengan kegiatan minutasi pada umumnya. Penulis berpendapat, minutasi berkas eksekusi ini dapat disebut Bundel C. Semoga pemikiran penulis ini dapat diakomodir pada revisi Pola Bindalmin.

Sarana dan Prasarana Minutasi

      Sebagaimana telah diuraikan di atas, kegiatan minutasi terdiri dari menghimpun, memberi sampul, menandatangankan atau memarafkan dan menjahit berkas perkara, maka dapat diketahui sarana dan prasarana yang diperlukan, yaitu :

1. Form Daftar Isi berkas.
2. Lembar pembatas antar jenis berkas.
3. Dokumen berkas perkara
4. Karton sampul yang telah dicetak dengan logo pengadilan dan form yang standard.
5. Pulpen untuk tanda tangan dan paraf atau tanda tangan dan paraf digital.
6. Scanner untuk minutasi berkas secara digital
7. Mistar (rol) huruf, jika ingin menulis blanko dengan menggunakan standard huruf tertentu.
8. Benang nilon
9. Jarum  atau boor untuk menjahit.
10. Cap stempel tempel untuk segel
11. Map berkas perkara

Teknik dan Kiat Minutasi.

          Agar minutasi dapat dilakukan tepat waktu diperlukan teknik dan kiat yang jitu, di antaranya adalah :

1. Mempersiapkan alat (sarana dan prasarana) yang diperlukan dan siap untuk dioperasikan.
2. Mempersiapkan form yang diperlukan dalam laptop atau PC (Form daftar Isi, PHS dan lembar pembatas).
3. Mempersiapkan templet BAS. Karena BAS merupakan salah satu jenis berkas perkara yang akan diminutasi dan juga menjadi tugas Panitera Sidang. Biasanya, minutasi terlambat, karena BAS belum siap. Bisa jadi, karena koreksi dari hakim yang tidak tepat waktu. Untuk menghadapi kendala tersebut, template adalah jawabannya.
4. Melakukan pemberkasan secara bertahap dan berangsur. Dokumen yang telah ada, disusun rapi, diberi lembar pembatas dan telah siap untuk digabung dengan dokumen berikutnya. Dokumen yang tidak relevan, seperti sampul surat gugat, sampul jawaban, sampul replik, sampul duplik, surat pengantar alat bukti, sampul kesimpulan, dan surat-surat sejenis lainnya seperti lembar coret-coret Hakim dan Panitera Sidang, disingkirkan dari berkas perkara.
5. Pada sidang terakhir, langsung masukkan BAS dan segera lakukan minutasi. Biasanya, pada sidang terakhir berisi pembacaan putusan atau pengucapan amar putusan. Semuanya telah terketik rapi dan siap ditandatangani pada waktunya.
6. Setelah pemberkasan dilakukan, maka langsung diberi sampul, dijahit, disegel, dan ditandatangakan kepada Ketua Majelis atau Hakim yang ditunjuk. Kemudian serahkan kepada Panitera Muda Hukum.
7. Meneliti kelengkapan berkas dan tahapan minutasi dengan meggunakan form chek list  untuk menghindari adanya berkas yang tidak terminutasi dan pelaksanaan minutasi sesuai dengan prosedur.

Khatimah

          Demikian makalah ini dibuat sebagai alternatif bahan bacaan bagi peserta diklat pada khususnya, bagi semua pembaca pada umumnya. Semoga dapat memenuhi harapan pihak penyelenggara kegiatan ini. Koreksi dan masukan dari pembaca, sangat diharapkan untuk memperkaya dan sebagai bahan perbaikan untuk tulisan berikutnya. Semoga bermanfaat. Mohon maaf dan Terimakasih.

 

source : klik disini